I SpaceTime kan man styra vilka som ska ha access att boka olika resurser och utnyttja externa tjänster (Smart resenär och SunFleet), man kan också styra hur resor som görs inom organisationen skall synliggöras för samåkning inom organisationen och mellan organisationer. Det är medlemskap i avdelningar och tillgång till ett avdelningskonto som är grunden för accesskontrollen.

Resurser

För att ha tillgång till att boka en resurs så måste den som ska äga bokning ha tillgång till minst ett avdelningskonto i den organisation som bokning sker i, samt vara med i en avdelning som har access till resursen.


Obs! Detta gäller för alla användare i systemet även för administratörer, dvs de måste ha access till resursen via medlemskap i en avdelning för att kunna boka resursen. Detta gäller både vid bokning från Resursvyn och bokning via ett sökresultat.

 

Interna resurser

Det finns två accessnivåer öppen och stängd som man sätta till en avdelning:

  • Öppen access - är resursen ledig så kan användare som har öppen access boka den direkt, dvs. det är ”först tillkvarn” som gäller.
  • Stängd access - är resursen ledig så kan användare som har stängd access göra en bokningsförfrågan som ska godkännas av en bokningsansvarig för resursen. Flera användare kan göra bokningsförfrågningar på samma resurs så länge den inte är godkänd.

Det är möjligt att ge access till resurser över organisationsgränser, så en avdelning i organisation  upplåter resurser för bokning för medlemmar i andra organisationer.

Obs! För resurser som är externt hanterade och används för bokning av externa resurser så som hyrbil eller taxi bör alltid ha stängd access för. Detta eftersom dom ofta kräver någon form manuell hantering mot den externa leverantören.

Externa tjänster

För att en användare ska ha tillgång till att boka en resurser från externa tjänster så SunFleet och Smart Resenär så måste organisationen ha aktiverat tjänsten för organisationen och för de avdelningar som ska ha tillgång till tjänsten. Detta innebär att alla medlemmar i avdelningar som tjänsten är aktiverad för har access till tjänsten. Men för att användare i SpaceTime ska kunna boka resurser i en extern tjänst krävs också att de har ett konto hos den. Den processen ser olika ut beroende på extern tjänst.

  • Smart Resenär – när man gör sin första bokning hos Smart Resenär så skapas en användare hos dom automatiskt.
  • SunFleet – användaren skapar en användare hos SunFleet och kopplar den till sin organisation. När SunFleet-användaren är verifierad, så ska användaren koppla sin SunFleet-användare till sin SpaceTime-användare. Det hen i sin personliga profil i SpaceTime.

Samåkningsresor

Grunden för SpaceTime är att varje bokning som görs ska generera resor som är samåkningsbara. Möjligheten till samåkning styrs av de publiceringslänkar som organisationen har satt upp på organisationsnivå och på avdelningsnivå.

  • Organisationssynlighet - resor som görs i en organisation (avdelningskontot tillhör en avdelning i organisationen) blir synliga för alla medlemmar i de organisationer som organisationen har publiceringslänkar till.
  • Avdelningssynlighet - resor som görs i en avdelning (avdelningskontot tillhör avdelningen) blir synliga för alla medlemmar i de avdelningar som avdelningen har publiceringslänkar till.