Genom att aktivera bokföringsfunktionen kan SpaceTime användas för interndebitering och uppföljning av resande  (körjournal).

I denna artikel beskrivs hur bokföringsfunktionen fungerar.

För inställningar av bokföringsfunktionen se länkar längst ner.


Bokföring av resor

Om bokföringen är aktiverad för en resurs så bokförs den automatiskt 24 timmar efter sluttiden för bokningen. Då låser man bokningen för ändringar. Bokföringen aktiveras genom att välja automatisk eller manuell bokföring för varje resurs.

Om en extern GPS är ansluten till resursen så uppdateras körd sträcka och den slutgiltiga kostnaden för bokning. 

Informationen som kommer med vid bokföringen är:

  • Bokningsinformation
    • Information om vilken resurs bokningen gäller
      • Namn och registreringsnummer om det är en resurs som har det
    • Start och sluttid för bokningen
    • Ägare av bokningen
      • Namn på personen som har bokat
    • Sammanfattning av körd rutt
    • Syfte (om inmatat, kan vara satt till obligatoriskt)
    • Körd sträck i km
    • Om det är en servicebokning eller vanlig bokning
  • Konteringsinformation
    • Kostnadsställe för debitering och kreditering
    • Ev. Leverantörskod
    • Ev. konton för fast, rörlig och total
    • Kostnaden uppdelad i fast och rörlig samt totalkostnaden
    • Information om kostnadsmodellen
    • Organisationsdefinierade konteringsfält

Upplåsning av en bokförd bokning

Det är bara administratörer som har rättigheten att låsa upp en bokförd bokning för att kunna göra ändringar, en upplåst bokning är upplåst i 24 h för ändringar innan den bokförs på nytt.

Relaterade artiklar