Avdelningar håller information som är unik för avdelningen. Det är medlemskap och tillgång till avdelningens 

avdelningskonto som är grunden till åtkomsten till avdelningens resurser.

Saker som gäller för alla avdelningar

  • Förälder –  definierar platsen för en avdelning i avdelningsstrukturen genom att ange vilken avdelning som är dess förälder.
    • Finns inte med i huvudavdelningen
  • Namn – varje avdelning har ett namn, namnet måste vara unikt inom organisationen, dvs två avdelningar inom samma organisation får inte heta samma sak.
  • Profilsidor -
    • Extern profilsida – texter som visas för inloggade användare som besöker avdelnings profilsida som inte är medlem i avdelningen.
    • Intern profilsida – texter som visas för inloggade användare som besöker avdelnings profilsida som är medlem i avdelningen. Kan användas för att informera om mer specifik information som bara berör medlemmar.
      • Ärvs automatiskt av från huvudavdelningen om det inte finns någon definierad på avdelningen
  • Medlemmar – det är avdelningar som håller användare, en användare kan vara med i flera avdelningar i en organisation. En administratör kan lägga till och ta bort användare till en avdelning.
  • Resurser – det är avdelningar som äger resurser och som kan styra vilka avdelningar och organisationer som ska ha tillgång att boka varje enskild resurs eller alla resurser som tillhör ett visst internt garngage. Se avsnittet Resursadministration för hur man skapar och ändrar resurser som avdelningen administrerar
    • Access - definierar vilka avdelningar som ska kunna boka en resurs
      • Kan vara öppen eller stängd där stängd medför att måste göra en ansökan om att boka resursen som måste behandlas av en användare som är bokningsansvarig för resursen
      • Möjlighet att sätta manuellt om accessen ska vara hierarkisk eller ej
    • Administrativa roller för resurser
      • Bokningsansvarig – är en roll som ger administrationsrättigheter för resurser, och definieras per resurs eller per garage. Användare med rollen bokningsansvarig har rätt/möjlighet behandla bokningsförfrågningar för de resurser och interna garage som man är bokningsansvarig för. Ger möjlighet att göra direktbokningar från resursvyn.
      • Servicebokare – Användare med rollen servicebokare har rätt/möjlighet genomföra servicebokningar för de resurser som hen är servicebokare för. Ger möjlighet att göra direktbokningar från resursvyn.
  • Platser – en avdelning kan definiera förvalda plaster som medlemmar har tillgång till på alla ställen där man anger en adress.
    • Externt synlig – gör att platsen syns på organisationens externa profilsida
    • Hierarkisk – Sätter om platsen ska vara tillgänglig alla avdelningar i organisationen i adressfälten i SpaceTime
  • Kontering -
    • Avdelningskonto – används för kontering av bokningar, dvs vilken avdelning som bokningen ska kontoföras på. 
      • Namnet sätts i organisationen vad denna entitet ska heta, default är Kostnadsställe
    • Bokföringssträngar – definierar vilken information som ska skickas till externa tjänster för fakturering. Varje avdelning måste definiera sina egna bokföringssträngar.
      • Man kan välja att propagera en bokföringssträng nedåt i avdelningsstrukturen
        • Om en avdelning väljer att ta bort en propagerad bokföringssträng så generas det inte någon faktureringsinformation vid bokningar från den avdelningennterna och externa tjänsteleverantörer
      • Bokföringstränsarna definierbaras för varje enskilda för varje typ av resurs-bokning
        • Interna bokningar, Enskilda externa tjänster
    • Konton – man kan definiera ett antal konton som man kan använda för att växla avdelningskonton med. Varje avdelning har minst ett konto som skapas när avdelningen skapas.
      • Bara ett kan vara aktivt som avdelningskonto åtgången
      • Man ger medlemmar i avdelningen access till konton för att de ska kunna boka resurser som avdelningen har access till
  • Policystyrning - gör det möjligt att på avdelningsnivå definiera olika policyintställningar:
    • Tillåt direktköp av zonbiljett - gör det möjligt att tillåta att användaren får möjlighet till direktköp av zonbiljetter utan att ha gjort en resesökning.
    • Tillåt gång i sökresultatet - gör det möjligt att styra om gång skall vara med som ett alternativ i sökresultatet eller ej.
    • Tillåt "icke köpbara" kollektivtrafikresor - gör det möjligt att styra om icke köpbara kollektivresors skall vara med som ett alternativ i sökresultatet eller ej.
    • Använd lista av tillåtna kollektivtrafikbiljetter - gör det möjligt att styra vilka kollektivtrafikbiljetter som skall vara möjliga att köpa för medlemmar i en avdelning
    • Använd lista av tillåtna kollektivtrafikleverantörer - gör det möjligt att styra vilka kollektivtrafikleverantörer som skall vara möjliga att köpa för medlemmar i en avdelning
    • Använd eget värde för default sortering -  gör det möjligt att sätta vilken sortering som skall vara standardsortering i sökresultatet.
  • Externa leverantörer – vilka externa tjänster som medlemmar i avdelningen har access till
    • Fakturering för externa tjänster
      • Avslagen
      • Automatisk
    • Leverantörskod - 
    • Debet och kreditkonton -
    • Man kan välja att propagera aktivering/deaktivering nedåt i avdelningsstrukturen och förändringar av faktureringen och leverantörskod
      • Om en avdelning som har fått access via propagering tar bort accessen till en extern tjänst så kommer inte medlemmar i avdelning kunna utnyttja aktuell tjänst
  • Användarmönster – styr hur nya användare har möjlighet att välja vilka avdelningar den ska tillhöra när de skapar en SpaceTime-användare
    • Det finns två typer av mönster: E-post och Kampanjkod
      • E-post - används för att matcha en användares e-postadress, man kan s.k wild-cards * för att matcha en godtycklig sträng, alla användare i en given e-post domän:
        *@domain.se
      • Samma E-postdomän måste vara unik på organisationsnivå i SpaceTime, dvs. samma kan inte anges i flera organisationer
      • Om både kampanjkod och e-post-mönster är angivet för en avdelning så måste båda matcha för att avdelningen ska bli valbar för användaren.
      • Om det bara finns en avdelning som matchar så blir användaren automatiskt ansluten till den avdelningen
        • Om en avdelning har kampanjkod och e-post-mönster, och alla andra avdelningar som man vill att nya användare ska kunna ansluta sig till så kommer användaren som anger
          kampanjkod och har matchande e-post automatisk anslutas till avdelningen som har båda och få de andra som valbara.
  • Publiceringslänkar – sätter vilka andra avdelningar som resorna i en avdelning ska vara synliga för
    • Om vill man att resorna ska vara synliga för alla avdelningar inom en organisation så räcker det med att sätta publiceringslänken på organisationsnivå
    • Resor som görs i en avdelning är alltid synliga för medlemmar i den avdelningen så ingen publiceringslänk behöver definieras för den egna avdelningen
    • Undantaget resor som sätts om Ej synliga för andra
  • Roller – tilldela rollen avdelningsadministratör för en avdelning till enskilda användare