Om SpaceTime Linköping

SpaceTime är en webbaserad reseplattform för bokning, styrning och uppföljning av persontransporter. Genom att koppla SpaceTime till externa leverantörer kan alla typer av resor hanteras i ett system med åtkomst från både stationära och mobila enheter.

Initialt kan bilpoolsbilar och regionala kollektivtrafikresor bokas i SpaceTime

 

Kontaktperson: Patrik.reman@linkoping.se , 072-5847342


Webbadress för SpaceTime

https://beta.spacetime.se/#organisation_profile;id=123

Skapa användare

Du skapar själv en egen användare i SpaceTime. Genom att använda din @linkoping.se epost-adress blir du medlem i Linköpings SpaceTimegrupp.

  1. Gå till beta.spacetime.se
  2. Klicka på ”+Ny användare” i toppmenyn
  3. Fyll i fälten
  4. Skriv in verifieringskoden
  5. Klicka på ”Skapa användare
    1. Validera användare genom att skriva in koden som skickats till dig i ett mejl (kolla så det inte hamnat i skräpkorgen)
    2. Obs! du måste validera din användare inom 12 timmar annars tas den bort
    3. Välj avdelning och fyll  i användaruppgifter
  6. Koppla din Sunfleetanvändare till din SpaceTime användare (se nedan)
  7. Skapa en användare i Smart Resenär (görs vid ditt första biljettköp) (se nedan)

Koppla din Sunfleet användare till SpaceTime

För att kunna boka bilpoolsbilar i Sunfleet måste din användare i Sunfleet kopplas till SpaceTime första gången du använder SpaceTime.

  1. Klicka på profilnamnet längst till höger på toppmenyn
  2. Klicka på ”Min profil
  3. Klicka på fliken ”Externa tjänster
  4. Klicka på "Gå till Sunfleet"
    1. Fyll i ditt användarID (UserID) samt lösenord för Sunfleet (dessa ska du ha fått när du skapade en användare i Sunfleet)
    2. Klicka på ”Authorize access
  5. Nu syns de interna bilpoolsbilarna samt alla Sunfleets övriga bilar i sökresultatet och du kan boka dem i SpaceTime


Skapa användare Smart Resenär

Om du ser prisuppgifter för kollektivtrafikresor kan du boka dem via ditt företagskonto hos Smart Resenär.

Obs! Första gången du bokar en kollektivtrafikresa ombeds du skapa ett konto i Smart Resenär. Se info om detta längst ner i denna manual.


Intro söka och boka resor i SpaceTime
Denna introguide samt utförligare instruktioner finns i SpaceTimes helpdesk som även kan nås när du är inloggad i SpaceTime.

1. Klicka på Sök resa


2. Ange resmål, tider och antal resenärer. Välj därefter SÖK.
- Genom att klicka på kartnålen kan sparade platser väljas
- Du kan även skapa egna favoritplatser genom att klicka på Stjärnan
! Observera att för att kunna boka resurser måste en tur/returresa sökas.

3. Välj något av de resealternativ som anges genom att klicka på Välj.
- Tur respektive returresor väls i separata flikar
- Om det finns flera alternativ per restyp visas en siffra i symbolen.
   - Alla alternativen visas genom att klicka på symbolen
        - Om det finns flera garage för anslutna bilpooler visas garagen separat i steg 2.
- Detaljerad information om ett alternativ visas genom att klicka utanför symbolen    

4. Starta bokningen av valda resor genom att klicka på BOKA under varukorgen.
5. Slutför bokningen genom att fylla i kompletterande uppgifter.
- Dina standarduppgifter är förifyllda men du har nu även möjlighet att komplettera/justera
 din bokning med att lägga till ytterligare passagerare, ändra bokföring m.m.

Bokningsteg 1. - Resenärer

I det första bokningssteget definierar man vilka som ska resa. Förvalt är att man bokar åt sig själv men man kan även genom att välja en annan ägare boka åt andra.
• Genom att lägga till resenärer kan man även lägga till medresenärer på resan eller boka biljetter åt en grupp.
• Är resenärerna med i SpaceTime används deras inlagda uppgifter annars måste man komplettera med ytterligare information vid köp av biljetter.
• Kontot som hör tillägarens avdelning (kostnadsställe, ansvarskod, etc.) är förvald men man kan ändra till ett annat som finns registrerat för organisationen.
• Man kan även här välja att resorna ej ska vara synliga för andra
• Här läggs även resans syfte in



Bokningsteg 2.  - Kontering


Om kontering är aktiverad så väljs konteringen för resan här.

För att förenkla och säkerställa att konteringen blir rätt så kan användaren i SpaceTime spara personliga konteringssträngar. Detta görs antingen i den personliga profilen eller i bokningsflödet.


1.Välj en redan sparad personlig kontosträng i fältet Kontosträng

     a.Fältet kontosträng syns bara om man har sparat en sträng

2.Eller lägg in ny konteringsinformation i fälten

3.Dessa kan sedan sparas  

     a. som en kontosträng med nytt namn genom att klicka på Ny kontosträng

     b. och ersätta den förvalda genom att klicka på Ersätt

4.Om dom inte sparas så används de inlagda värdena bara vid den aktuella bokningen



Alternativ för kollektivtrafikresor


Efter man valt kontering så kan följande biljettalternativ väljas för kollektivtrafikresor:

a. Köp via Smart Resenär – då redirectas du till Smart Resenärs sida där biljetter köps

b. Kollektivtrafikkort – väljs om resan ska genomföras med ett kollektivtrafikkort som finns inom organisationen (finns bara om det finns kollektivtrafikkort inlagda som kan bokas i SpaceTime

c. Registrera – Om resan bara ska registreras, detta kan gälla för om man till exempel betalar


Skapa användare i Smart Resenär

Första gången du bokar en kollektivtrafikresa ombeds du skapa ett konto i Smart Resenär. Se info om detta längst ner i denna manual.

  1. Sök och välj kollektivtrafikresa
  2. Gå igenom bokningsstegen i SpaceTime (se info nedan)
  3. När du kommer till Smart Resenär ombeds du att skapa ett konto hos dom
  4. Fyll i ett valfritt lösenord
  5. Klicka på registrera
  6. Klicka på länken för att verifiera ditt konto i verifieringsmailet som skickats till din e-post- adress (Kan hamna i skräpposten)
  7. Därefter är dina användaruppgifter förifyllda och du kan fortsätta bokningen.
  8. Nästa gång du bokar biljetter är dina användare direkt kopplade mellan systemen