Resurser i SpaceTime ägs av en grupp (avdelning) .

Ägaren av avdelningen kan tilldela bokningsansvar till andra användare i inställningarna för respektive resurs. 

Resurser skapas eller editeras i Adminläget.  


Existerande resurser kan ändras av resursens ägare genom att:

1. Klicka på aktuell resurs i det generella adminläget för organisationen/gruppen (klicka på Admin i menyn längst uppe till höger).

        a. Gruppeditering kan göras för vissa egenskaper genom att klicka i rutan "Aktiv" och därefter klicka på "Ändra"


Skapa resurser i en organisation (kan bara göras av användare med adminrättighet för organisationen)
1. Gå till adminläget via menyn längst uppe till höger
2. Gå till den avdelning som ska äga resursen

3. Klicka på + Resurs under rubriken Resurser


Nedan beskrivs de egenskaper som kan ställas in för respektive resurs.


Namn

Namnge resursen så att användaren enkelt får relevant information


Beskrivning av resurs

Resursspecifik information


Status

Tillgänglig = Tillgänglig för bokning

Ej Tillgänglig = Visas som överstryken och kan ej bokas


Fordonstyp

Välj vilken typ av resurs


Platser

Antal platser som finns i resursen


Koldioxidutsläpp

Här kan du ange koldioxidutsläpp för resursen ( kg/km). Vid avsaknad av värde används ett stadardvärde för den resurstypen.


Registreringsnummer

Obligatorisk info för resurser med registreringsnummer.


Syfte

  • Avslaget = inget fält syns vid bokning
  • Frivilligt = fält synligt vid bokning men inget krav på att det ska fyllas i
  • Obligatoriskt = går inte att boka om inte tecken finns i fältet


Externa kopplingar 

Om kopplingar till externa system finns för organisationen visas fält som möjliggör kopplingar.

  1. GPS-ID (Syns bara  om man har en koppling till digital körjournal)
    1. Här kan en resurs kopplas till en digital körjournal.
  2.  Mobilsystem-koppling (Syns bara om man har en koppling till et internt bilpoolssytem)
    1. Här kan resursen synkas med ett internt bilpoolssystem.
  3. PAAM-koppling
    1. Här kan resursen kopplas till nyckelskåp.

Ägare

Här kan ägare till resursen ändras.
Obs! För korrekt bokföring skall resurser i organisationer ägas av en grupp (avdelning).


Prismodell

Välj prismodell för resursen. Prismodeller definieras på gruppnivå (avdelning) och ärvs hierarkiskt


Bokföring

  •  Manuell bokföring - Efter varje bokning får ägaren av bokningen ett meddelande om att bokningen ska bokföras och då kan 
    • körsträcka  och eventuell skadeanmälan samt ändringar av konteringar göras.
  •  Automatisk bokföring - Bokningar bokförs automatiskt 24 timmar efter avslutad bokning med bokningsinformation samt körda sträckor som inregistrerats vid bokningen av resursen. Om digital körjournal finns i fordonet kan körd sträcka importeras och användas vid bokföringen.
    • Här anges även startdatum för när bokföring skall aktiveras


Bokföringsfält (ej obligatoriska) Om behov finns kan även följande bokföringsinformation användas för resursen:

  • Fast Konto = Kontoslag för bokföring av fasta kostnader
  • Rörligt Konto = Kontoslag för bokföring av rörliga kostnader
  • Totalt konto = Kontoslag för bokföring av totala kostnader
  • Leverantörskod = Kostnadsstället som ska ta emot kostnaden

Se en mer utförlig beskrivning.


Kräver Resor

Genom att kryssa för rutan så måste man ange resor för att kunna boka en resurs.


Miljöfordon Ej aktiv idag, kan framöver användas för att särskilja och möjliggöra sortering av fordon.


Extern hantering Genom att välja extern hantering kan resursen bokas hur många gånger som helst. Används exempelvis för att möjliggöra bokningar av hyrbilar. OBS! För att detta ska fungera måste:  1. Resursen tilldelas stängd till dom som ska boka 2. Bokningsansvar tilldelas till en användare som kan acceptera eller neka en ansökan


Oändlig hantering Genom att välja oändling hantering kan resursen bokas hur många gånger som helst.  Ingen specifik reurs tilldelas då bokaren. Kan exempelvis användas för att kunna visa cyklar som alternativ om det finns cyklar som man bara hämtar ut från en pool utan att boka.


Sökbar - Genom att sätta ej sökbar så kommer resursen inte med i sökresultatet. 


Garage

Genom att välja en fördefinierad plats som redan är skapad i en avdelning anges var en resurs har sin parkeringsplats. Återlämningsplatserna skapas i avdelningar och blir tillgängliga hierarkiskt.


Tilldela åtkomst

OBS! När man skapar en resurs så kan man inte tilldela åtkomst, utan man måste först skapa resursen för att sedan tilldela åtkomst. Se artikeln om att Tilldela åtkomst.

Via knappen ”Tilldela åtkomst" kan man tilldela resursåtkomst till olika delar av organisationen. 

Välj rätt nivå av organisationen (om hela organisationen ska ha tillgång välj organisation)

och välj typ av åtkomst: öppen = boka direkt eller stängd = boka via bokningsförfrågan.


Tilldela bokningsansvar (finns som val under "Tilldela Åtkomst")

Här tilldelas även bokningsansvar till resursen. Den som är bokningsansvarig kan boka åt andra samt ändra andras bokningar.