Beskrivning av hur kontering fungerar i SpaceTime (Se mall längst ner i dokumentet)


SpaceTime kan användas för intern bokföring genom att man slår på bokföring av de resursbokningar som görs. Detta görs genom att deiniera konteringsfält och därefter gå till adminläget för respektive resurs och välja manuell eller automatisk bokföring. Bokningar bokförs då efter att att sluttiden för en bokning passerats. Bokföringsinformationen kan därefter exporteras till en excelmall eller direkt till ett ekonomisystem (exempelvis Raindance). Kontakta oss för information om hur en koppling till ett ekonomisystem sätts upp.


Konteringsfält för interndebitering

En bokning bokförs för interndebitering med så kallade konton  för ägaren av bokningen samt den bokade resursen.

Man kan även ange debet och kreditkonton för den fasta, rörliga eller totala kostnaden för bokningen. 

Dessutom så kan man ange en s.k. leverantörskod för en resurs. 

Se mer i artikeln om prismodeller för möjligheten att sätta hur kostnaderna för en bokning beräknas. 


Internfaktureringen debiteras bokningsägarens s.k konto (motsvarar kostnadsställe) som hen har angivet för bokningen, samt krediteras kontot (kostnadsstället) för den avdelning som äger resursen.


Kontosträngar

Exporten av konteringsinformation kopplat till bokningar i SpaceTime görs via så kallade kontosträngar. Kontosträngarna byggs upp av en kombination av de kontofält som har definierats för respektive organisation och kan anpassas till önskat format för exempelvis export till ett ekonomisystem. Olika kontosträngar kan definieras för olika typer av resurser exempelvis om man vill skicka med en speciell kontosträng till en extern leverantör som fakturerar sina bokningar separat via en samlingsfaktura eller en elektronisk bokföringsfil.

 

Mall för information som behövs för kontering 


1. Definiera organisationen hierarkiskt 

  1. Nivå 1 Organisationsnamn
    1. Nivå 2 - (exempelvis förvaltning) Nanm,  
      1. Nivå 3 (exempelvis avdelning) 


2. Definiera fast kontonummer som är kopplat till lägsta organisationsnivå  

  • Namn på kontot (exempelvis kostnadsställe, xxxxx)
  • kontonummer för lägsta hierarkiska nivå

Exempel

Organisationsnamn, Förvaltningsnamn 1, Avdelningsnamn 1, kontonr xxxxxx

Organisationsnamn, Förvaltningsnamn 1, Avdelningsnamn 2, kontonr yyyyyy

Organisationsnamn, Förvaltningsnamn 2, Avdelningsnamn 3, kontonr zzzzzz


3. Definiera övriga konton kopplat till användare som är specifika för organisationen som ska anges vid bokningstillfället


Exempel

projektkod

statistikkod  

Dessa fält visas bara om bokföringen är aktiverad för en resurs.


Följande inställningar kan göras för varje enskilt konto

  • Namn
  • Ordning (i vilken ordning dom visas)
  • max/min antal tecken
  • tillåtna teckentyper
  • frivilligt/obligatoriskt
  • aktivt

Se bilden nedan.



4. Definiera konton kopplat till resurser

Här kan man välja att ange antingen eller konton för en fast och rörlig del av kostnaden eller en total beroende på hur man vill kontera  kostnaderna för interna resurser.


  1. Ange debetkonton
    1. fast
    2. rörlig
    3. total
  2. Ange kreditkonton
    1. fast
    2. rörlig
    3. total
  3. Ange eventuell leverantörskod (Det finns även möjlighet att ange en leverantörskod om det behövs)


5. Definiera specifika kontonummer för olika resursslag

Man kan även ange kontonummer  för olika typer av resursslag exempelvis egen bilpool, extern bilpool, kollektivtrafikbiljetter m.m.